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ミーティング多すぎ問題を継続的に見張る、ちょっと古いけど便利な「GTime Report」

   

gcal

大事な前提

そもそも、組織内において不要なミーティングが飛び交っている場合はまずその組織課題から解決するべきだと思います。それができた上で、どうしても確保しなければいけない時間・ワークペースがある時に使うとよいかんじです。

定量的にミーティングの合計時間を出してくれる GTime Report

「ミーティング増えてきたなー」➝「削減削減!」の流れを毎回やるのは無意味だし、増えてきてから気づくようではその一週間が無駄になります。できることなら増える前から検知してそれ以上増やさないように、優先度順に切るなどの動きができるとベスト。そのためにはカレンダーをなんとなくながめる?指折り数える?んー、定量的に見れればいいな…。ということで探して見つけたのがGTime report

使い方

ログイン

gtime_login_lite
カレンダーに使っているGoogleアカウントでログイン。

条件入力

gtime_settings_lite
期間も自由に選べるので、今週と来週でそれぞれ見てみるとかも可能です。フィルターでは「このテキストを含む予定のみカウント」と「このテキストを含む予定は除外」ができます。

このテキストを含む予定のみカウント

全社的に会議にはmtgっていうプレフィックスを付けるとかが仕組み化されている場合は、「mtg」と指定するといいです(そもそも人間が手動でプレフィックスつけてるとしたら辛いのであんまりおすすめしません)。

このテキストを含む予定は除外

ほとんどの方はこっちかなと思います。自分で入れている「ワークボックス」「ノーミーティングデー」「移動」などのカウントから外したいものをここに改行区切りでいれると除外できます。部分一致なので予定名を完全に入れなくても大丈夫です。

いざ、レポーティング!

gtime_export_lite
よいしょ。いろんな形でエクスポートできます。僕は見れればいいのでふつーにレポーティングします。

結果

gtime_report_lite

条件入力どおりの予定がずらーっとローデータとして表示され、一番したに合計時間が出てきます。やったね!

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