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【2018年版】OmniFocusの正しい使い方 我流を捨ててデビッド・アレンに会いに行こう

   

omnifocus-top公式マニュアル
多機能タスク管理ツールOmniFocus。なんでもできてしまうがゆえ、「そうそう、こういうの欲しかった」と手を動かしやすい部分もあり、それゆえに我流で入りそのまま更新が滞り沈んでいったタスカー達を何人も見てきました。ここではGTD(Getting Things Done)提唱者でありOmniFocusを監修しているデビッド・アレンの方法論に則って、OmniFocusの正しい使い方をおぼえ、人生を変える方法を書いておきます。

※会社で数人に導入して評判が良かったので読める形でアウトプットしています
※ここでの「正しい」の定義はGTDを実践することとしています

OmniFocusでやるべきこととやるべきでないこと

まずOmniFocusとは何で、何をやるべきものなのかを書きます。機能的には下記の「やるべきでないこと」も全てできてしまいますが、続かないのとそのためのツールではないので、よっぽどのタスク狂以外には推奨しません。

OmniFocusでやる”べきでない”こと

❌ プロジェクト管理

OmniFocus,そしてGTDの中には「プロジェクト」という概念がありその名称ゆえについプロジェクト管理をしてしまいたくなりますがこれはやめておきましょう。

期限こそ設定できるものの、ガントチャートはどう頑張っても出せません(過去に私も探しまくりましたがダメでした)。そしてOmniFocusはチームでのプロジェクト共有にも向いていません。あくまでもパーソナルなタスク管理ツールです。なので、プロジェクトを管理しようとしても可視性が足りず何度もOmniFocusを見ることになり、また人への共有も難しいためプロジェクトが属人化します。

OmniFocusの開発元であるOmniGroupが、プロジェクト管理用に別のツールOmniPlanを出していることからも、これは明白です。

❌ タスクの構造化

OmniFocusでは楽しいくらいに全てが構造化できます。その操作をに慣れてくると、きっとこれをやりたくなると思います。

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これはご法度です。普段タスク管理にこだわりがある人ほどこれをやりたくなりますし、私もやりましたがこれは続かず、苦しい戦いになります。何よりGTDはこういった使い方をする方法論ではないので、やめましょう。

OmniFocusでやるべきこと

⭕ タスク管理

一つ一つのタスクをただ入れていく、それはやるべきかどうか、いつやるべきか?といった思想で振り分ける…。そして定期的にレビューして最新の状態に保つ、これが本来デビッド・アレンが想定したOmniFocusの使い方です。つづけて解説していきます。

OmniFocusで実践するGTD

公式マニュアルに有るこの図が全てです。
gtd-workflow公式マニュアルより

この中の紫色の項目を全てOmniFocusに構成することから始めます。
omn-workflow
こんなかんじになります(これは私のOmniFocusの実際の様子です)。少し言い回しを変えていたり、項目が欠けていたりしますがだいたいこんなかんじです。

実践する

1.まずはInboxに「やらなきゃ…」なことを全て書き出す 粒度は問わない

何度か考え方を練習すればすぐ振り分けることができます。まずタスクが発生したらInbox。ごちゃごちゃ言わずにInbox。よっぽど意思が強ければそのままプロジェクトに入り込んでタスク放り込んでも良いですが、大抵は掘り進む中で目に入る他のタスクが気になり、気づいたら大掃除が始まり、昔のアルバムを開くことになります。

2.Inboxの中身を”上から1つずつ”振り分けていく

gtd-workflow-points公式マニュアルより

紫の丸をつけたところだけまずは意識してやってみてください。

帰りに牛乳を買う
なる早で行動を起こす必要がある(YES) > それは一つのアクション(YES) > やる日が決まっている(YES) ➡ Do/カレンダー
マーケターを1人採用する
なる早で行動を起こす必要がある(YES) > それは一つのアクション(NO) > やる日が決まっている(NO) ➡ Do/プロジェクトのリスト
※ただしこれ系を別途gitやTrelloで管理しているのであれば、そちらにのっとること推奨。あくまでもOmniFocusは自分で完結できる単位のものが入る
『マッドマックス怒りのデスロード』を見たい
なる早で行動を起こす必要がある(NO) > それは一つのアクション(YES) ➡ Someday/1アクション

3.確認です

下記のことができていますか?

Do(行動を起こすべき)

「カレンダー」
全てのタスクに「期日」が設定されていますか?そして、「この日にできればいいな」「今週末にはやりたい(notやらないと死ぬ)」といったヌルいものは入っていませんか?アレンの言葉を借りますが、カレンダーは聖域です。その日にしかできないもの、その日にやらないと死ぬほどやばいもの以外は入れません。なんとなく数日以内にやりたいものを3日先の期限にしてカレンダーにいれるのはご法度です。
「次に取るべき1アクション」
全て1アクションですか?複数のタスクを内包したプロジェクト粒度のものは紛れ込んでいませんか?
「次に取るべきプロジェクトのリスト」
全てプロジェクト粒度ですか?1アクションで済むものは紛れ込んでいませんか?
「連絡待ち」
全て相手にボールがありますか?

そして、この「Do(行動を起こすべき)」の中のものは全てなる早でやる必要のあるものですか?いつやってもいい、3ヶ月後でもいいものは入っていませんか?今一度確認してください。

Someday(いつかやる/多分やる)

こちらも上記同様に「1アクション」、「プロジェクトのリスト」、「連絡待ち」にしかるべきものが入っているかチェックしてください。先程との違いは、全てなる早でやる必要がなくいつかやればいい、いつかやりたいというものであることです。

レビューする

全部振り分け終わったらレビューします。まだ始めたばかりだとOmniFocusの右側の「レビュー」のところには何も出てきていませんが、デフォルトでは2週間経つと1回、レビューを求められます。デビッド・アレンは週次でやることを激烈に推奨しているので、気合があればこのレビューの設定を1週間に1回に設定変更してみてください。

このレビューが最後に忘却を防ぐ最強の砦です。期限を設定していなくても、カレンダーにいれていなくても、「なる早」のものを1週間ないしは2週間に一度見ることになります。そこで、さすがに今週末までにやらないと死ぬなとなればカレンダーにいれる、逆にこれ急がなくてよくなったな、というものがあればSomedayの方に移すなどして、常にOmniFocusを最新の状態に保つことが重要です。

最新であるという保障が自分の中であるからこそ、信頼できるシステムになります。

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